Wat is er belangrijk aan document management systemen?

Wat is er belangrijk aan document management systemen?

Document management systemen (DMS) zijn belangrijk voor alle grote bedrijven en dan voornamelijk in de bouwsector. Met een document management systeem kun je projecten beheren, organiseren, opslaan en delen van belangrijke documenten en bestanden. In dit artikel leggen we uit wat er zo belangrijk is aan document management systemen.

Efficiënter werken aan projecten
Een document management systeem zorgt ervoor dat jij als bedrijf efficiënt kunt werken aan projecten. Dat komt omdat het opslaan en delen van belangrijke documenten makkelijk wordt gemaakt in zo’n systeem, waardoor je tijd en energie bespaart. Partners die ook werken aan  het project hoeven niet eindeloos te zoeken naar bepaalde documenten, omdat alles centraal staat opgeslagen en je de juiste gegevens altijd bij de hand hebt. Dit scheelt veel tijd en het zorgt ervoor dat je zonder omwegen een project kunt doorlopen en afronden.

Veiligheid
Tijdens zo’n project zijn er belangrijke documenten die gevoelige informatie bevatten. Denk bijvoorbeeld aan budgetten en bestemmingsplannen. Deze moeten veilig worden opgeslagen. Je kunt met speciale toegangscontroles instellen dat alleen bepaalde mensen bevoegd zijn om deze documenten in te zien en eventueel aan te passen. Daarnaast zorgt een DMS voor een back-up in geval van storing.

Betere samenwerking
Dankzij dit soort bouw software kun je de samenwerking met ketenpartners optimaliseren. Er werken meerdere partijen aan één project, waardoor goede communicatie en samenwerking zeer belangrijk is. Dat kun je met een DMS voor elkaar krijgen. Alle belangrijke documenten staan hier namelijk in en ketenpartners kunnen hierin zien welke taken er nog moeten gebeuren, welke al gedaan zijn en waar eventueel problemen zijn ontstaan. Zo is iedereen op de hoogte van de voortgang van het project. Mail dus niet rechtstreeks naar iemand, maar zet alles in dit systeem.

Naleving wet- en regelgeving
Een DMS kan ook bijdragen aan het naleven van wet- en regelgeving. Als bedrijf heb je een aantal regels na te leven en dit kun je controleren in de software. Een van de wetten is bijvoorbeeld dat de persoonsgegevens beschermd moeten worden. Bouw software zorgt ervoor dat al deze gevoelige informatie veilig wordt opgeslagen en dat het beschermd is tegen datalekken en andere risico’s.

Kostenbesparing
Dankzij document management systemen kunnen bedrijven besparen op de kosten. Er hoeft bijvoorbeeld niets meer uitgeprint worden, omdat alle documenten te vinden zijn in de online omgeving. Tot deze omgeving hebben alle bevoegden toegang. Daarnaast kun je in dit systeem de voortgang van het project volgen en worden taken niet dubbel uitgevoerd. Dit is een kostenbesparing die aan twee kanten iets oplevert: je verspilt geen onnodig materiaal en je verspilt geen tijd aan dubbele arbeid. In de tijd die je bespaart kun je het project sneller afronden en dus op jaarbasis meer klussen aannemen. Dit zorgt ervoor dat je omzet wordt verhoogd en je kosten dalen. Het droomscenario van ieder bedrijf!


Reacties

WhatsApp us!