Weer krijg je de melding dat een factuur niet is betaald. De zoveelste keer. Helaas is dit bekend terrein voor de meeste ondernemers. Het gebeurt regelmatig dat facturen niet op de afgesproken datum zijn overgemaakt. Maar hoe ga je hiermee om? Dit is niet gemakkelijk. Je wil professioneel blijven, de klant te vriend houden en tegelijkertijd ook niet te passief reageren. Een gerechtelijke procedure hoop je te vermijden. Een incassobureau inschakelen is gelukkig vaak de laatste oplossing. In de meeste situaties kom je er zelf wel uit met een wanbetaler. Maar dat vraagt wel om de juiste aanpak. Hieronder volgen enkele tips die jou hierbij kunnen helpen.
Voorkomen is beter dan genezen
Onder het mom: voorkomen is beter dan genezen, raden we aan om bij grote klussen altijd eerst een kredietcheck uit te voeren. Ben je er wel zeker van dat de klant de factuur ook echt kan betalen? Hoe hoog schat je het risico dat dit niet wordt gedaan? Door hier adequaat op te letten en klussen waar nodig af te slaan, neem je jouw bedrijf in bescherming en beperk je de risico’s.
Er zijn verschillende manieren om het risico van een bepaalde klant te achterhalen. Je kunt allereerst onderzoeken of collega ondernemers al eens eerder door deze klant benaderd zijn en hoe hun ervaring met hem of haar is .Je kunt er ook voor kiezen om te onderzoeken of de klant BKR geregistreerd is. Daarnaast zijn er nog speciale bedrijven die tegen betaling een officiële kredietcheck willen doen.
Wees helder op de factuur
Het is belangrijk dat er geen discussies kunnen ontstaan over de inhoud van de factuur. Probeer daarom zo helder mogelijk te zijn. Niet alleen over de gemaakte kosten, maar ook de betaaltermijn. Vermeld duidelijk hoe lang de klant heeft om te betalen en ook wat het eventueel zou betekenen als hij dit niet doet. Zo is dit voor beide partijen duidelijk.
Stuur een eerste betalingsherinnering
In de meeste gevallen lukt het gelukkig wel om de situatie met een wanbetaler zelf op te lossen. Wees je er ook van bewust dat iemand die een keer iets later de factuur overmaakt niet direct een wanbetaler hoeft te zijn. Soms wordt een factuur simpelweg vergeten. Dat kan gebeuren. Ga er dus niet direct van uit dat iemand kwaad in zin heeft. Blijf vriendelijk en stuur direct een eerste betalingsherinnering. In veel gevallen is dit al voldoende om de klant te laten betalen. Zorg er wel voor dat je ook duidelijk maakt dat er bij een eventuele tweede herinnering extra kosten in rekening worden gebracht.
Wanneer schakel je een deskundige in?
Heb je inmiddels al twee betalingsherinneringen verstuurd? Heb je meerdere malen persoonlijk contact opgenomen met de desbetreffende klant? Maar heeft dit alles er nog niet voor gezorgd dat er betaald is? Dan heb je geen andere keus dan een deskundige inschakelen. Hierbij moet je wel de overweging maken of het de moeite waard is. Het kost geld om professionele hulp in te schakelen. Als de factuur slechts enkele tientjes is, dan is dit eigenlijk niet rendabel. De hoogte van de factuur speelt dus zeker een rol in het maken van deze overweging.
Als je een deskundige inschakelt, heb je keuze uit een standaard incassobureau of een incasso advocaat. Wij raden meestal een advocaat aan. Een incasso advocaat heeft zwaardere middelen om in te zetten tegen de wanbetaler. Hierdoor is de kans groter dat de zaak succesvol zal zijn.
