Waarom kiezen steeds meer bedrijven voor het digitaliseren van werkbonnen?

Waarom kiezen steeds meer bedrijven voor het digitaliseren van werkbonnen?

Lang niet alle bedrijven in Nederland zijn met de tijd mee aan het digitaliseren, terwijl er tegenwoordig toch hele goede software voor is. Indien het bedrijf niet beter weet en er geen klachten zijn, waarom dan veranderen? Er zijn heel veel redenen om te veranderen, wie weet zit er toch wel een handigheid voor u bij. Lees gauw verder en ondervindt de voordelen!

Wat zijn werkbonnen?
Heeft u wel eens gehoord van werkbonnen? De werkbonnen die werkgevers in papiervorm meegeven aan hun medewerkers. De werkbonnen dienen zorgvuldig ingevuld te worden voor de facturatie en om de gewerkte uren te registreren. Daarnaast wordt een werkbon gebruikt om andere belangrijke dingen op te schrijven, zoals de reistijd, de parkeerkosten, de datum, de klantgegevens en de gebruikte materialen. Het klinkt handig, maar toch gaat het vaak mis. De nadelen van werkbonnen zijn:

· Werkbonnen raken vaak kwijt.
· De laatste wijzigingen kunnen niet worden doorgevoerd.
· De werkbonnen moeten worden overgetypt in een bestand.
· Fouten in de werkbonnen worden niet overzichtelijk gecorrigeerd.

Het kwijtraken van werkbonnen kunnen bedrijven zich niet permitteren. De administratie dient geordend te zijn met weinig risico’s. Daarnaast zijn de werknemers niet op de hoogte van de laatste wijzigingen als er gewerkt wordt met papieren werkbonnen. Op deze manier kost een wijziging doorgeven enorm veel tijd. Ook kost het een bedrijf heel veel tijd om deze papieren werkbonnen over te typen in een bestand, terwijl dit geautomatiseerd kan worden. Tijd is geld! Tot slot worden fouten in de werkbonnen moeilijk gecorrigeerd, waardoor het systeem totaal niet transparant is. Dit kan toch veel effectiever?

Wat zijn de voordelen van digitale werkbonnen?
Goed nieuws! Tegenwoordig zijn er digitale werkbonnen die al deze nadelen uit handen nemen. Medewerkers streven naar overzicht. Hier is de oplossing!

· Digitale werkbonnen hebben indirect een positieve invloed op de klanttevredenheid, aangezien er minder fouten worden gemaakt.
· Digitale werkbonnen kosten minder tijd dan het verwerken van een papiertje naar een bestand.
· Een digitale werkbon heeft de werknemer altijd op zak.
· Alle medewerkers zijn op de hoogte van de laatste wijzigingen.
· Alle medewerkers werken op dezelfde wijze.
· Er wordt papier bespaard.
· De werkbon-administratie is makkelijk door te bladeren als iets terug gezocht moet worden.
· De urenregistratie werkt nauwkeurig.

Nu gaat natuurlijk de vraag naar boven komen: waarom hebben digitale werkbonnen effect op de klanttevredenheid? De medewerkers in het werkveld zijn degene die contact met de klanten hebben. De field service is de spil van het bedrijf. Bedrijven willen dat klanten graag klant blijven, doordat zij tevreden zijn over de medewerkers in het werkveld. De medewerkers vormen dus zogezegd het visitekaartje van het bedrijf. Indien de medewerkers goed werk leveren en fijn in de omgang zijn met klanten, dan bevordert dit de klanttevredenheid voor het bedrijf. Dit heeft ook te maken met een goede administratie. Stel dat een verkeerd aantal uren wordt doorberekend aan de klant of de klanten vinden de medewerkers slordig in administratie, dan worden de klanten minder tevreden. Een goede personeelsadministratie werkt dus door in zowel het bedrijf als de klanten.

Koppeling digitale werkbonnen met andere programma’s
Misschien heeft u al bepaalde programma’s, waarmee u bijvoorbeeld de urenadministratie regelt? Of misschien heeft u al een programma voor de facturen? De software van de digitale werkbonnen is goed te combineren met systemen in eigen beheer door middel van een koppeling. Van deze fijne systemen hoeft u dus geen afscheid te nemen, want die kunnen elkaar juist ondersteunen. Op deze manier wordt de structuur van de werkwijze sterker.

Interesse in het overgaan naar een app voor de personeelsadministratie?
Bent u al overtuigd van de voordelen van het digitaliseren van werkbonnen? Met de digitale personeelsadministratie worden er nooit meer onnodige fouten gemaakt. De communicatie tussen de medewerkers en werkgever, maar ook de communicatie tussen de medewerkers en de klanten gaat soepel verlopen. De medewerkers zijn blij, de klanten zijn blij en u bent blij!

 


Reacties