Naarmate het door de groei van je organisatie en het daarmee gepaard gaande toenemende aantal administratieve processen lastiger wordt om je te focussen op je core business, kan het uitbesteden van je WFM interessant worden. Het helpt de kosten van je bedrijfsvoering te verlagen, het draagt bij aan de productiviteit van je personeelsbestand en zorgt vaak voor een hoge werktevredenheid. Verschillende organisaties bieden je de mogelijkheid om je workforce management uit te besteden. Vlirdens is daar een voorbeeld van.
Een goed ingerichte personeelsplanning kan een belangrijke succesfactor zijn voor je organisatie. Het leidt tot rust in de organisatie, medewerkers voelen zich gehoord en je ziet de klanttevredenheid toenemen. Vlirdens stelt dat het uitbesteden van je workforce management kan leiden tot een gemiddelde verbetering van de efficiëntie van 2 tot 4 procent. Die verbeterslag kan in verschillende aspecten zitten.
Zo is de investering in kwalitatief goede planningssoftware voor een kleine organisatie vaak niet interessant. De kosten wegen niet op tegen de baten. Ook kan het aan tijd ontbreken om de personeelsplanning op professionele wijze in te richten. Grotere organisaties hebben het budget voor dergelijke software vaak wel, maar beschikken intern soms niet over de juiste medewerkers om de personeelsplanning tot een succes te maken. Het uitbesteden van je workforce management is in beide gevallen een strategische keuze.
De afweging tussen het uitbesteden van je workforce management en bijvoorbeeld de investering in planningssoftware met een fulltime planningsmedewerker kan best lastig zijn. Een van de doorslaggevende factoren kan de continuïteit van interne processen zijn, zo blijkt vaak. Wanneer de eigen planningsmedewerker op vakantie gaat of ziek is, moet deze functie door iemand anders zonder expertise op dit vlak worden ingevuld. Het leidt al snel tot een inefficiënte oplossing.
Pas wanneer je met meerdere planningsmedewerkers zou werken, zou zo’n bijscholing interessant worden. Deze medewerkers kunnen elkaar daarbij vervangen tijdens een vakantie of ziekte. Bij veel organisaties heeft deze rol echter niet de hoogste prioriteit; je investeert liever in een uitbreiding van de productiecapaciteit.
Kies je voor het uitbesteden van je workforce management aan een externe partij, dan is die continuïteit gewaarborgd. Daarbij profiteer je hierbij van de tools, kennis en ervaring die een externe partij al heeft. Of denk aan de continue bijscholing op het vlak van workforce management. Met een interne werknemer zou je deze bijscholing zelf moeten organiseren en bekostigen.
