Pleidooi voor geautomatiseerde payrollverwerking

Van PKF Wallast naar Newtone

Newtone is de nieuwe naam voor hét advies- en accountantskantoor voor ondernemend Nederland. Die naam is voortgekomen uit een krachtenbundeling tussen drie gerenommeerde organisaties: Koenen en Co, HLB Witlox Van den Boomen en PKF Wallast. Deze fusie werd 12 april jl. officieel. 

Met ruim 1.100 medewerkers, opererend vanuit 13 vestigingen in de economische groeiregio’s van Zuid- en West-Nederland, geeft Newtone regionaal leiderschap een impuls. Dankzij de kernkwaliteiten – diepgaande vakkennis, klantgerichtheid en multidisciplinair denken – versterkt Newtone haar netwerk, expertise, trekt zij talent aan en realiseert zij schaalgrootte. En Newtone is futureproof. Die eigenschap komt voort uit enerzijds de landelijke spanwijdte, anderzijds de regionale kracht, maar evengoed uit haar internationale netwerk.

Newtone is onderdeel van het internationale HLB Global netwerk. In dit verband kan Newtone ook ondersteunen in het opzetten van een global payrolloplossing.

Vele klanten besteden hun payrollverwerking uit aan Newtone. Al naar gelang de wens van de klant kan alles wat met personeel te maken heeft deels of geheel uit handen worden gegeven. “We kunnen hen op het gebied van HR en loonadministratie volledig ontzorgen”, zegt payroll-expert Erwin Duijveman, bij Newtone werkzaam als adviseur. “Dat scheelt de klant tijd en zorgen, waardoor hij of zij zich nog beter kan focussen op de corebusiness.”

Maatwerk
Iedere organisatie is uniek en daarbij dient de payroll op maat te worden ingericht. Denk hierbij aan CAO-toepassing, premiepercentages en andere specifiek geldende arbeidsvoorwaarden. Mathijs Gersie houdt zich bij Newtone bezig met (internationale) loonheffingen en tax risk management. Hij zegt: “Loonheffingen en payroll zijn maatwerk. Immers, loonheffingen zullen op organisatieniveau moeten worden bekeken en op een juiste manier worden verwerkt. Dit hangt af van alle feiten en omstandigheden bij de organisatie en betreffende werknemers. Alle gegevens moeten ingevoerd worden en zonder goede software heb je daar elke maand of vier weken dus veel werk aan. Wie investeert in de juiste software – en wij weten welke software dat is – bespaart zichzelf enorm veel werk en administratieve handelingen.”

Digitalisering
En dus houden Erwin en Mathijs een pleidooi voor een digitaliseringsslag. Erwin: “De huidige verwerking van de payroll bij veel bedrijven is achterhaald, waar veel handmatige acties plaatsvinden. Ondertussen zijn er systemen op de markt die de handmatige acties veelal kunnen automatiseren, waarmee ook de foutgevoeligheid omlaag gaat. Onbekend maakt in beginsel vaak onbemind, maar dat de digitalisering van ons payrolllandschap een grote vlucht gaat nemen, staat voor ons als een paal boven water.” Newtone neemt de payrollactiviteiten voor haar klanten dus deels of in z’n geheel uit handen.

Erwin: “Veel bedrijven begeleiden wij bij de transitie naar ons payrollverwerkingssysteem (Nmbrs). In Nmbrs nemen wij de klant mee om een zo groot mogelijke automatiseringsslag te slaan. De verwerking wordt daarmee efficiënt en effectief en zorgt ervoor dat loonstroken, jaaropgaven en alle rapportages die je nodig hebt voor wat betreft payroll-accounting altijd actueel en beschikbaar zijn.”

Nauwkeurigheid
Mathijs knikt instemmend en zegt: “Digitalisering biedt bedrijven bovendien aanzienlijke voordelen bij de beheersing van loonheffingen. Door processen te automatiseren verhoog je de efficiëntie, de nauwkeurigheid en de betrouwbaarheid, waarborg je de compliance en kunnen bedrijven zich direct aanpassen aan veranderingen in de wet- en regelgeving.” 

Alle voordelen op een rij

Geautomatiseerde payrollverwerking

De voordelen van geautomatiseerde payrollverwerking zijn evident. We zetten ze op een rij (niet limitatief):

• reduceren de hoeveelheid handmatig werk;
• versnellen processen zoals de berekening en uitbetaling van salarissen;
• versnellen loonstrookverwerking en belastingafhandeling;
• zorgen voor precisie in berekeningen en verminderen de kans op menselijke fouten;
• worden automatisch ge-update en voldoen dus altijd aan de nieuwste wet- en regelgeving;  
• verminderen operationele kosten;
• verlagen de druk op administratieve arbeid;zorgen voor real-time toegang tot gegevens, waardoor werkgevers en werknemers op elk moment en vanaf elke locatie toegang kunnen krijgen tot loonstroken, belastinginformatie en andere relevante documenten; 
• verbeteren de compliance en veiligheid dankzij encryptie, toegangscontrole en back-ups;
• bieden geavanceerde rapportage- en analysemogelijkheden, waardoor bedrijven tijdige en accurate strate- gische beslissingen kunnen nemen; kunnen eenvoudig worden aangepast aan de groei en veranderingen binnen een bedrijf; 
• zijn schaalbaar en kunnen meegroeien met de behoeften van het bedrijf, zonder dat er grote investeringen in een nieuwe IT-infrastructuur nodig zijn; 
• realiseren koppelingen tussen HR- en financesoftwarepakketten.

NEWTONE
Bezoekadres:
Mercuriusplein 1 | 2132 HA Hoofddorp

Postadres: 
Postbus 74681 | 1070 BR Amsterdam
info@newtone.nl | www.newtone.nl