Een kantoorrenovatie voelt vaak als een onmogelijke opgave; het komt nooit uit. En sluit je dan wekenlang de deuren en verlies je productiviteit, of laat je je team werken tussen de chaos van de verbouwing? Gelukkig hoeft het allebei niet. Met een strakke fasering en de juiste oplossingen kun je je kantoor volledig vernieuwen terwijl je bedrijf gewoon doordraait. Je kunt bouwoverlast namelijk zoveel mogelijk voorkomen. Dit 5-stappenplan, aangedragen door Afbouwhuys, helpt je om de kantoor renovatie soepel en zonder bedrijfssluiting te laten verlopen.
Pak nooit het hele kantoor in één keer aan. Verdeel de werkvloer in logische zones. Terwijl zone A wordt verbouwd, verhuizen de medewerkers tijdelijk naar zone B. Zodra de eerste zone klaar is, schuift het werk (en het team) op. Zo behoud je altijd een werkplek voor je mensen en komt de dagelijkse gang van zaken niet stil te liggen.
Je hoeft geen stenen muren te metselen of zwaar stucwerk te gebruiken om een nieuwe indeling te maken. Kies bijvoorbeeld voor glazen of dichte systeemwanden. Deze wanden worden kant-en-klaar geleverd en kunnen razendsnel op de werkvloer worden gemonteerd. Dit bespaart enorm veel tijd, voorkomt stof en zorgt ervoor dat ruimtes direct in gebruik genomen kunnen worden. Ook een nieuw systeemplafond met geïntegreerde ledverlichting hangt vaak al binnen enkele dagen.
Elke verbouwing brengt geluidsoverlast met zich mee. Slopen en boren horen er nu eenmaal bij. Spreek met je afbouwpartner af dat dit soort zware werkzaamheden vroeg in de ochtend, in de avond of in het weekend gebeuren. Overdag kan de aannemer zich dan richten op stillere montagewerkzaamheden. Zo kunnen je werknemers zonder afleiding blijven bellen en vergaderen.
Onduidelijkheid zorgt voor de meeste frustratie bij een verbouwing. Vertel je team ruim van tevoren wat er gaat gebeuren, hoe lang het duurt en wat zij daarvan gaan merken. Hang bijvoorbeeld de plattegrond met het faseringsplan zichtbaar op bij de koffieautomaat. Geef medewerkers de vrijheid om tijdens drukke bouwdagen extra thuis te werken, of deel voor de zekerheid een paar geluiddempende koptelefoons uit.
De grootste vertragingen bij een verbouwing ontstaan wanneer de schilder moet wachten op de timmerman, of de plafondmonteur op de elektricien. Om je kantoor open te houden, moet de planning vlekkeloos lopen. Schakel daarom een partner in die de complete afbouw regelt. Een afbouwaannemer coördineert het volledige traject: van het plaatsen van de wanden en plafonds tot de vloeren en het aftimmeren. Je hebt slechts één aanspreekpunt. Hierdoor is de verbouwing sneller klaar, vallen de kosten niet onverwacht hoger uit en kun je je blijven focussen op je eigen onderneming.
De doorlooptijd hangt natuurlijk af van de grootte van je bedrijf (het oppervlak) en je wensen, maar door te werken in fases duurt een verbouwing gemiddeld vier tot acht weken. Het grote voordeel is dat je kantoor gedurende deze hele periode gewoon bruikbaar blijft.
