De traditionele kantoorsituatie van pakweg een halve eeuw geleden is onder invloed van moderne technieken ingrijpend veranderd. Vroeger was kantoorpersoneel vrijwel altijd op de zaak aanwezig, tenzij iemand een vrije dag had. Het internet biedt ons nu echter de mogelijkheid om vanuit huis te werken of vanuit elke denkbare andere locatie op de wereld, zolang we er een stabiele verbinding beschikbaar hebben. Dit geeft je als ondernemer de mogelijkheid om de hoeveelheid werkruimtes in je bedrijfspand te reduceren. Hiervoor is het wel noodzakelijk om te werken met zogenoemde flexibele werkplekken.
Het moderne kantoorpand
Flexibele werkplekken zijn ruimtes die niet exclusief voor een specifieke medewerker bedoeld zijn. Als die werknemer er immers niet is, blijft zo’n werkplek onbenut en dat is niet efficiënt. Wijs iedereen in plaats daarvan per keer een werkplek toe. Wil je bijeenkomen voor overleg? Via een vergaderruimtereserveringssysteem zie je in één oogopslag welke ruimtes beschikbaar zijn. Voor jou als ondernemer is het zaak om te achterhalen wat de maximale bezettingsgraad is. Op basis hiervan kun je bepalen hoeveel werkplekken je daadwerkelijk nodig hebt om iedereen op elke dag van de week een ruimte te kunnen bieden.
Kleinere behuizing
Het verschil qua benodigde ruimte tussen vaste werkplekken en flexibele werkplekken kan aanzienlijk zijn. Dit houdt in dat je wellicht kunt volstaan met een kleinere behuizing, waardoor je op je maandlasten bespaart. De huurprijzen van kantoorruimtes worden immers per vierkante meter berekend. Voor de nieuwe werkwijze kun je een werkplekreserveringssysteem bij GoBright bestellen en het boeken van een werkplek naadloos integreren in bestaande softwarepakketten, zoals Outlook en Teams. Op die manier kunnen je werknemers gewoon gebruik maken van de tools waarmee ze vertrouwd zijn en hebben ze ook direct toegang tot een geavanceerd beheersysteem.
Ruimte verhuren aan derden
Voor ondernemers die een groot kantoorpand in eigendom hebben, biedt het introduceren van flexibele werkplekken ook kansen. Je kunt dan immers overwegen om de werkplekken die overblijven te gaan verhuren aan derden. Diverse organisaties gingen je al voor. Soms wordt een hele verdieping van een kantoorpand afgestoten door de hierboven beschreven methode. Die verdieping kun je dan in zijn geheel, maar ook in delen, verhuren aan een andere partij. Dat levert extra inkomsten op, waardoor je dus alsnog de totale maandlasten omlaag brengt. Andere opties zijn het anders benutten van de vrijkomende ruimte, bijvoorbeeld voor opslagdoeleinden of om een showroom te creëren.
