Een telefoon van de zaak klinkt vaak als een leuke extra. Fijn voor de werknemer en handig voor de werkgever. Maar is het nou echt zo’n goed idee of zit er stiekem meer achter dan je denkt? Het is dus goed om hier eens naar te kijken voordat je uiteindelijk de beslissing maakt om iedereen een telefoon met abonnement te geven of dat een sim only volstaat en dan eventueel met een vergoeding voor een toestel.
Wat betekent een telefoon van de zaak eigenlijk?
Een telefoon van de zaak betekent simpelweg dat de werknemer een mobiel krijgt van het bedrijf, vaak inclusief abonnement. Klinkt als een mooi cadeautje, toch? Voor sommige functies is het zelfs onmisbaar. Denk aan mensen die altijd bereikbaar moeten zijn of onderweg werken. Maar vaak is het ook gewoon een extraatje om een vacature wat aantrekkelijker te maken.
Kiezen voor Sim only
Als werkgever hoef je natuurlijk niet per se een telefoon van de zaak te bieden. Tegenwoordig hebben de meesten wel een relatief nieuwe telefoon, dus kan het ook zijn dat een e-sim tot de mogelijkheden behoort. Dat houdt dus in dat jij als werkgever een Sim only abonnement van Simpel afsluit voor de medewerker en ze op deze manier zowel hun zakelijke als privé nummer op hetzelfde toestel kunnen gebruiken. Dit heeft als voordeel dat je als werkgever voordeliger uit bent en de werknemer gewoon het zakelijke nummer ‘uit kan zetten’ als hij of zij vrij is.
De voordelen
Een zakelijke telefoon brengt voor beide partijen een hoop voordelen met zich mee. Werknemers zijn makkelijker bereikbaar, kunnen sneller schakelen en werken efficiënter. Als werkgever houd je de controle over de veiligheid, bijvoorbeeld door versleuteling of extra beveiligingsapps. En eerlijk is eerlijk, het staat ook gewoon wat professioneler als werknemers niet met een gebarsten scherm bij klanten aankomen.
Hoe zit het met de regels?
Sinds 2015 is de werkkostenregeling van kracht. Hierin staat precies hoe het fiscaal zit met telefoons van de zaak. Kort gezegd, je hoeft je geen zorgen te maken over extra belasting. De telefoon mag zowel privé als zakelijk gebruikt worden zonder dat het de werknemer geld kost. Wel moet je als werkgever kunnen aantonen dat die telefoon écht nodig is voor het werk. Is dat zo? Dan mogen alle kosten gewoon belastingvrij vergoed worden. Gaat een werknemer liever voor dat peperdure model? Dan mag de werkgever best zeggen, prima, maar betaal dan zelf het verschil.
Vergeet de privacy niet
Waar het vaak een beetje wringt, is de privacy. Als werkgever wil je natuurlijk controle houden over het toestel, maar werknemers willen niet dat je zomaar hun privéberichten kunt lezen. Logisch. De oplossing? Werk met software die zakelijke en privézaken netjes van elkaar scheidt. Zo kan het bedrijf alleen het zakelijke gedeelte beheren en blijft de privéruimte van de werknemer gewoon privé. Het is slim om van tevoren duidelijke afspraken te maken. Spreek af wat mag, wat niet mag en wat er gebeurt als het toestel kapotgaat of als iemand uit dienst gaat. Dat voorkomt een hoop gezeur achteraf.
Wat als je gewoon een vergoeding geeft?
Sommige bedrijven kiezen er liever voor om gewoon een telefoonvergoeding te geven. Dan gebruikt de werknemer zijn of haar eigen toestel en betaalt het bedrijf alleen mee aan het abonnement. Makkelijk en goedkoop, maar het heeft ook nadelen. Denk aan minder controle over bedrijfsdata, een slechtere balans tussen werk en privé en misschien zelfs een wat minder professionele uitstraling als iemand met een stokoude telefoon rondloopt.
