Het terugsturen van producten is een vast onderdeel van online winkelen. Toch blijft het voor veel klanten een frustrerende ervaring. Gelukkig maken slimme, digitale retourformulieren dit proces een stuk eenvoudiger. Maar hoe werkt zo'n digitaal retourformulier precies en waarom is het zo effectief?
Een digitaal retourformulier vervangt het traditionele papieren formulier dat vaak bij een bestelling wordt meegeleverd. Klanten hoeven niets meer uit te printen of met de hand in te vullen. In plaats daarvan vullen zij online het formulier in, dat volledig is aangepast aan de huisstijl en retourafspraken van de webwinkel. Kleuren, logo's, teksten en zelfs taalinstellingen kunnen worden aangepast zodat het formulier helemaal aansluit bij het merk.
Een van de grote voordelen van digitale retourformulieren is de mogelijkheid om zelf te bepalen welke informatie je wilt ontvangen van de klant. Denk aan reden van retour, bestelnummer of het toevoegen van een foto van het product. Hierdoor beschik je als webwinkelier meteen over alle noodzakelijke gegevens om de retour soepel en snel af te handelen. Dit bespaart tijd en voorkomt onduidelijkheden.
Met een digitaal retourformulier kunnen klanten zelf kiezen hoe zij hun product terugsturen. Het systeem is koppelbaar aan verschillende vervoerders door heel Europa. Hierdoor hebben klanten de keuze uit diverse verzendmethodes, zoals ophalen aan huis of retourneren zonder printer. Als verkoper kun je zelf bepalen of je gebruikmaakt van je eigen contracten met vervoerders of van de gunstige tarieven van het retourplatform.
Webwinkels met ook fysieke locaties profiteren van extra voordelen. In het retourformulier kunnen winkeladressen worden opgenomen, zodat klanten hun retour ook eenvoudig in de winkel kunnen afgeven. Het systeem kiest automatisch de dichtstbijzijnde locatie, wat zowel klantvriendelijk als kostenbesparend is. Bovendien kunnen producten die in de winkel worden teruggebracht vaak direct opnieuw worden verkocht.
Een bijzonder slimme functie is de mogelijkheid om klanten te laten kiezen voor shoptegoed in plaats van geld terug. Veel klanten maken hier graag gebruik van. Door het aanbieden van bijvoorbeeld een kortingscode behoudt de winkel omzet die anders verloren zou gaan. Deze optie draagt bij aan klanttevredenheid én financiële gezondheid van de onderneming.
Via 'return rules' kan het systeem automatisch bepalen wat de vervolgstappen zijn per retourtype. Denk aan het automatisch afwijzen van aanvragen buiten de retourtermijn, het genereren van een betaald of gratis retourlabel of het direct updaten van statussen. Op deze manier worden standaardretouren automatisch afgehandeld en hoeven medewerkers zich alleen te richten op uitzonderingen.
Alle retouren komen samen in één overzichtelijk dashboard, ook wel het 'return panel'. Hierin kun je eenvoudig zien welke retouren binnenkomen, wat de status is en welke vervolgactie vereist is. Dit paneel is toegankelijk voor verschillende afdelingen, van klantenservice tot magazijn, zodat iedereen realtime kan meekijken en handelen. Maat jouw bedrijf al gebruik van een digitaal retourformulier?
