Ben jij voornemens om een event te organiseren? Daar komt meestal meer bij kijken dan dat je op voorhand verwacht. Het organiseren van een event is meer dan het versturen van een uitnodiging, het regelen van een zaal, het boeken van een paar sprekers en het verzorgen van eten en drinken. Omdat er tal van zaken zijn om rekening mee te houden, hebben wij een aantal belangrijke stappen op een rij gezet, waarmee het organiseren van een event een stuk eenvoudiger wordt.
Een beetje een inkoppertje, maar een stap waaraan vaak veel te weinig aandacht wordt besteed: voordat je begint met het plannen van het evenement, is het goed om precies te weten wat je doel is en welke doelgroep je wilt bereiken. Als je doel duidelijk is en als je weet wie je wilt uitnodigen, dan wordt het organiseren van het event namelijk een stuk makkelijker. Je kunt de locatie van het evenement, maar ook het programma, de sprekers en de catering dan namelijk afstemmen op je doel en je publiek.
De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of dat je gaat kiezen voor een live evenement of een online evenement. Waar vroeger live evenementen de standaard waren, wordt er nu steeds vaker gekozen voor een online evenement. En wist je dat er zelfs een variant bestaat waarin het beste van beide werelden gecombineerd wordt? Uit het Event Trendrapport van Aanmelder.nl blijkt dat ook hybride evenementen steeds populairder worden.
Kies je voor een live event? Veel te vaak wordt er alleen nagedacht over de sfeer van een locatie. Echter, juist de locatie is allesbepalend voor het succes van je event. Nu je je doelgroep kent, kun je nadenken over de bereikbaarheid van je evenement. Komen jouw gasten met hun eigen auto of juist met het openbaar vervoer? Ook over zaken als de mogelijkheid tot parkeren en het kunnen opladen van elektrische auto’s dien je na te denken.
Kies dus niet alleen voor een locatie die past bij het karakter van het evenement, maar ook voor een locatie die alle faciliteiten biedt die nodig zijn om van het evenement een succes te maken!
Zorg voor een duidelijk en passend programma. Maak een planning waarin alle onderdelen van het evenement worden opgenomen, zoals tijd voor inloop, sprekers, workshops, netwerkmomenten, eet- en drinkmomenten en pauzes. Houd zeker rekening met uitloop, want dat kun je niet voorkomen. Zorg ervoor dat het programma een goede balans heeft tussen informatieve en interactieve onderdelen. Laat het programma bovendien door meerdere mensen controleren, zodat je zeker weet dat je geen zaken vergeet.
Een evenement zonder gasten is geen evenement. Een goede uitnodiging is daarom erg belangrijk. Denk goed na over hoe je je gasten gaat bereiken, per post of per mail, en bedenk ook al hoe gasten zich aan kunnen melden. Een goede uitnodiging wekt interesse en ademt professionaliteit. Zorg voor een passend ontwerp en wees concreet, zodat de informatie goed over komt. Maak je gebruik van een aanmeldformulier? Gebruik dan duidelijke call to actions die verwijzen naar dit aanmeldformulier. Ook een eigen event website kan bijdragen aan het succes van je evenement, omdat een website je de ruimte biedt om meer over het evenement te vertellen.
Wist je dat je tegenwoordig makkelijk zelf een event website met een aanmeldformulier kunt maken? Hier lees je hoe je zelf een event website kunt maken.
