In mijn privéleven probeer ik altijd alert te zijn op valse berichten. Inmiddels herken ik de e-mail berichten van de bank dat ik vooral moet reageren omdat anders mijn rekening wordt opgeheven al van verre, en de Afrikaanse prinsen waarvan ik iets heb geërfd, zijn ook al niet meer te tellen. Maar ook ik heb wel eens in al mijn haast en achteloosheid bij een nep webshop besteld. Niet zo’n dure les gelukkig, maar toch zonde.
Ook op het notariskantoor zijn deze gevaren heel reëel geworden. Op een linkje is zo geklikt met soms verstrekkende gevolgen. Als u nog het beeld heeft van de notaris die alleen maar heel veel papier in een kluis aan het verzamelen is, dan kan ik u uit de droom helpen. We bewaren de akten niet alleen meer in een grote kluis, maar ook in ‘de Cloud’, we communiceren over het algemeen met banken en andere organisaties via beveiligde platformen en ook voor cliënten hebben we een geheel beveiligd portaal waarin we met elkaar gegevens kunnen uitwisselen.
De wereld is door de digitalisering sneller geworden en als notaris gaan we daar zeker in mee, maar tegelijk moeten we ons ook bewust zijn van de mogelijke gevolgen en daarmee dealen. Er zijn talloze regels waar we aan moeten voldoen om alle gegevens veilig te bewaren, personeel moet middels opleiding bewust worden gemaakt van de gevaren van online werken en ik ben inmiddels bijna een halve automatiseerder, omdat ik allerlei aanpassingen aan het systeem moet laten uitvoeren die ik graag wil begrijpen.
Uiteraard is digitalisering ook een hele vooruitgang. Waar ik vroeger de laatste dag van het jaar zelf langs het kadaster reed om nog voor 15.00 uur stukken aan te leveren (net als tig andere notarissen met een file als gevolg), gaat dat nu allemaal digitaal en dat is wel zo makkelijk.
Mocht u dus binnenkort een keer bij uw notaris binnenstappen om een akte te ondertekenen, bedenk dan dat een akte tegenwoordig niet meer alleen een paar bladzijden omvatten die na het voorlezen in een kluis verdwijnen voor de eeuwigheid. Er zit een hele technologie achter die er voor zorgt dat we altijd en overal snel over gegevens kunnen beschikken, maar vooral ook dat u er van op aan kunt dat ze veilig zijn bij ons.
Claudia Mulder is werkzaam bij Dirk Jan Blok notaris met als specialisaties ondernemingsrecht en familierecht. Zij richt zich vooral op notariële 'ontzorging' van de (MKB)ondernemer, zowel binnen het bedrijf als privé. Voor vragen, mail of bel: claudia.mulder@dirkjanbloknotaris.nl of 0182 - 67 00 28.
