Het college van burgemeester en wethouders heeft de volgende later openbaar gemaakte besluiten genomen:
Interne managementletter 2018 en reactie college 19.0032 (29-1)
Het college stelt de interne managementletter 2018, zoals opgesteld door de interne audit functie van Leiden, vast. Dit verslag bevat de (tussentijdse) bevindingen van de intern uitgevoerde audits naar belangrijke financiële processen en IT-systemen. Deze audits vormen de onafhankelijke toetsing die vooraf gaat aan de door het college af te geven In Control Statement over 2018 (gepland medio 2019 als onderdeel van de Jaarstukken 2018).
De interne managementletter 2018 maakt melding van een aantal belangrijke opgaven voor Leiden, specifiek voor de In Control Statement 2018. Het wordt ‘erop of eronder’, zo beschouwd de interne audit functie het traject van de jaarafsluiting 2018. Vooral de lange doorlooptijd van de jaarafsluiting 2017 is daar een belangrijke oorzaak van, maar ook de flinke hoeveelheid werk die daardoor nu nog binnen de organisatie moet worden verzet om tijdig alle noodzakelijke werkzaamheden afgerond te kunnen hebben. Wel is de interne audit functie van mening dat Leiden ‘lef toont en ervoor gaat’.
Naast de jaarafsluiting, wat absoluut een speerpunt is voor Leiden in control 2018, rapporteert de interne audit functie in het verslag over de mate van in control van de 10 focusgebieden die via het Algemeen Controleplan 2018 met de raad zijn overeengekomen. Van deze 10 focusgebieden zijn er 2 naar de mening van de interne audit functie voldoende in control, 8 focusgebieden behoeven verbetering. Er zijn geen focusgebieden die worden geclassificeerd als onvoldoende in control (vorig jaar was dat nog het geval t.a.v. de fiscale processen). Benadrukt wordt dat dit tussentijdse bevindingen zijn op basis van door de interne audit functie uitgevoerde werkzaamheden over een deel van het jaar. De definitieve bevindingen volgen in het intern verslag van bevindingen 2018 (gepland medio 2019).
Eerste Voortgangsrapportage afsluitproces 2018 (Jaarrekening 2018) 19.0031 (29-1)
Het jaarrekeningtraject 2017 en vooral de controle door de externe accountant was een moeizaam traject. Het college heeft met de Commissie voor de Rekeningen en de externe accountant EY afspraken gemaakt om de afsluiting 2018 soepeler te laten verlopen. Hiervoor is een plan opgesteld. Hierbij is afgesproken dat het college de raad periodiek informeert over de voortgang. In de Eerste Voortgangsrapportage Afsluitproces 2018 meldt het college dat weliswaar de meeste elementen op schema liggen, maar dat er ook nog samen met Servicepunt71 en EY hard gewerkt moet worden om het plan te laten slagen.
Archiefbeheer HLT Samen bij Erfgoed Leiden en Omstreken 18.0492 (13-11)
Erfgoed Leiden en Omstreken breidt regionale dienstverlening weer verder uit HLT Samen brengt ook de archieven van Lisse en de eigen werkorganisatie onder bij Erfgoed Leiden en Omstreken. Sinds 2007 zijn de gemeenten Teylingen en Hillegom al aangesloten bij Erfgoed Leiden. Tevredenheid over deze samenwerking heeft geleid tot de conclusie dat aansluiting bij Erfgoed Leiden ook een goede oplossing is voor Lisse en HLT Samen. Vooral de tevredenheid over de professionele en vakkundige kwaliteit van de dienstverlening, de regionale rol die Erfgoed Leiden nu al vervult en de komst van een e-depot straks hebben geleid tot het besluit voor samenwerking. Voor Erfgoed Leiden betekent deze uitbreiding van de regionale dienstverlening dat het ‘historische verhaal’ van stad en regio voor bewoners, bezoekers en onderzoekers steeds interessanter wordt doordat zij de beschikking krijgen over nog meer verschillende bronnen. Er is zo weer meer te ontdekken in het erfgoed van Leidse regio en het verhaal wordt steeds completer.
Het college van burgemeester en wethouders heeft het volgende besluit genomen en ter besluitvorming aan de gemeenteraad aangeboden:
Raadsvoorstel Zienswijze op Kadernota 2020 RDOG HM 19.0035 (29-1)
De gemeenteraad van Leiden heeft op 20 december 2018 van de Regionale Dienst Openbare Gezondheid Holland Midden (RDOG HM) de Kadernota 2020 ontvangen. De Kadernota is bedoeld de leidraad te zijn voor het opstellen van de Programmabegroting RDOG HM 2020. De gemeenteraad van Leiden is geadviseerd een positieve zienswijze af te geven ten aanzien van de inhoudelijke voorstellen zonder consequenties voor de gemeentebijdrage en het Rijksvaccinatieprogramma. Ten aanzien van de indexering heeft de gemeenteraad aangegeven een lager percentage van 3,2% te willen volgen waarbij de werkelijke loonontwikkeling voor 2019 e.v. wordt nagecalculeerd. Het advies ten aanzien van Veilig Thuis wordt nog aangehouden totdat de uitkomsten van een onafhankelijk onderzoek naar de optimalisatie van de keten is afgerond.
Raadsvoorstel Nota van Uitgangspunten Noordman - Haagweg 19.0029 (29-1)
De bestaande houtopslag van Noordman, op de locatie Haagweg 89 gaat verhuizen naar een nieuwbouwlocatie in Oegstgeest. Hierdoor komt de huidige locatie vrij voor herontwikkeling. Vanuit de verstedelijkingsopgave en woningbehoefte is de wens om op deze locatie in te zetten op woningbouw. De herontwikkeling ziet toe op de realisatie van 20 koopwoningen. Om de ruimtelijke uitgangspunten voor deze herontwikkeling te bepalen legt het college van burgemeester en wethouders een Nota van Uitgangspunten voor aan de gemeenteraad ter vaststelling.
Schriftelijke vragen
Overzicht van de beantwoording schriftelijke vragen die naar aanleiding van artikel 43, lid4 van het Reglement van Orde aan het college van burgemeester en wethouders zijn gesteld:
• Beantwoording schriftelijke vragen raadslid T. Leest (VVD), ingekomen op 21 december 2018, over warmterotonde 19.0038 (29-1)
