Je administratie bijhouden, het lijkt soms een berg werk en kan voor de nodige stress zorgen. Toch is een heldere boekhouding de ruggengraat van een gezonde financiële situatie, of je nu zzp'er bent of je privébudget strak wilt managen. Met de juiste aanpak en een beetje discipline wordt het een overzichtelijke taak die je rust en inzicht geeft.
Voordat je facturen verstuurt of uitgaven doet, moet je systeem staan. Kies een methode die bij jou past. Dat kan een online boekhoudprogramma zijn dat veel automatiseert, maar ook een duidelijke spreadsheet of zelfs een fysieke map. Plan vaste momenten in je week of maand om alles bij te werken. Zo voorkom je dat het werk zich opstapelt. Verwerk bonnetjes en facturen direct. Maak er een foto van of scan ze meteen. Dit scheelt later veel zoekwerk. Zeker als zzp'er met wisselende inkomsten is een actueel overzicht goud waard. Voor een stabiele cashflow kan factoring voor ZZP'ers een oplossing zijn. Je verkoopt dan je facturen en krijgt direct betaald.
Zorg voor een duidelijk onderscheid tussen zakelijk en privé. Open een aparte zakelijke bankrekening. Dit maakt het bijhouden van je transacties veel eenvoudiger en voorkomt onduidelijkheid bij de belastingaangifte. Stuur je facturen? Zorg dan dat ze professioneel ogen en alle wettelijke informatie bevatten. Gebruik een logische nummering. Categoriseer je inkomsten en uitgaven. Dit geeft je direct inzicht in waar je geld vandaan komt en waar het naartoe gaat. Wil je deze facturen eerder betaald krijgen? Bedrijven zoals bijvoorbeeld FreelanceFactoring kunnen je helpen om die financiële ademruimte te creëren, zodat jij je kunt focussen op je werk. Betaal je eigen rekeningen op tijd. Zo voorkom je onnodige herinneringskosten en houd je een goede relatie met je leveranciers.
Een goed georganiseerd archief is onmisbaar. Bewaar al je financiële documenten, zoals inkoop- en verkoopfacturen, bankafschriften, contracten en belastingpapieren. De Belastingdienst eist dat je als ondernemer je administratie minimaal zeven jaar bewaart. Overweeg om zo veel mogelijk digitaal te werken. Scan je papieren documenten en sla ze geordend op. Maak regelmatig back-ups van je digitale administratie, bijvoorbeeld in de cloud of op een externe harde schijf. Een duidelijke mappenstructuur, zowel voor je fysieke als digitale documenten, zorgt ervoor dat je alles snel kunt terugvinden.
Je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Maak gebruik van de tools die er zijn. Moderne boekhoudsoftware neemt veel werk uit handen en kan koppelingen maken met je bank of facturatieprogramma. Ook voor je privé administratie zijn er handige apps die je helpen budgetteren. Wordt je boekhouding te complex of heb je er simpelweg te weinig tijd voor? Aarzel dan niet om een boekhouder of accountant in te schakelen. Zij kunnen je adviseren, je aangiftes verzorgen of zelfs je volledige administratie overnemen. Zie dit niet als een kostenpost, maar als een investering die je tijd, geld en gemoedsrust kan opleveren.
