Vergaderingen maken nu eenmaal deel uit van onze samenwerking met elkaar. We brengen veel tijd door in vergaderingen, en het is belangrijk dat we die tijd goed gebruiken. In Nederland kost vergaderen per jaar heel veel geld, wel 60 miljard euro, waarvan 30 miljard euro direct aan vergaderingen wordt besteed. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een vergaderarrangement met overnachting. Het is dus slim om eens goed te kijken naar hoe we vergaderen en ervoor te zorgen dat het nuttig is. Hier zijn 5 tips om vergaderingen effectiever te maken.
Neem eigenaarschap over je tijd
Een van de nuttigste bronnen die we hebben, is onze tijd. Daarom is het heel belangrijk dat je zelf kiest of je naar een vergadering gaat. Hoewel het verleidelijk kan zijn om op locaties zoals die van De Ruwenberg te vergaderen, moet je er toch even twee keer over nadenken. Als de vergadering niet over dingen gaat die met jouw werk te maken hebben, of als je de informatie later kunt lezen, dan is het misschien beter om niet te gaan. Het is slim om je tijd goed te gebruiken en alleen naar vergaderingen te gaan waar je echt iets kunt bijdragen.
Bereid de agendapunten voor
Bereid je ook altijd goed voor. Je kunt veel dingen doen voordat de vergadering begint om het makkelijker te maken. Zorg ervoor dat je van tevoren weet waar de vergadering over gaat en wat je wilt bereiken. Stuur informatie die nodig is voor de vergadering van tevoren naar iedereen en vraag ze om het te lezen en vragen te stellen voordat de vergadering begint. Zo kun je de vergadering korter maken en meer doen in minder tijd.
Gebruik een transparante agenda
Een goede vergadering begint met een duidelijk plan. Als je niet vertelt wat je precies gaat bespreken, kan de vergadering chaotisch worden. Zorg voor een heldere lijst met onderwerpen en vertel wat je wilt beslissen, welke ideeën we moeten praten, en wat we moeten controleren. Zo kunnen de mensen die meedoen zich voorbereiden en zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn.
Kies een geschikte opstelling
Hoe je de stoelen in de vergadering neerzet, kan veel verschil maken. In plaats van allemaal aan een tafel te zitten, kun je proberen om in een cirkel te gaan zitten. Dan kan iedereen elkaar goed zien en voelt het alsof we allemaal even belangrijk zijn. Het maakt de vergadering ook beter omdat iedereen kan meedoen en we ons kunnen concentreren op de dingen die we bespreken.
Start met een check-in
Hoe mensen zich voelen, kan veel invloed hebben op hoe goed een vergadering gaat. Het kan helpen om te beginnen met een "check-in," waar iedereen vertelt hoe ze zich voelen. Dat kan stress zijn, blijdschap of iets anders. Als we openlijk over onze gevoelens praten, begrijpen we elkaar beter en gaat de vergadering beter. En aan het einde van de vergadering kun je nog even checken hoe iedereen zich voelt als ze weggaan. Dat kan handig zijn voor volgende vergaderingen. Met deze simpele, maar effectieve tips gaat het vergaderen al een stuk beter!
