Besteed jij voldoende aandacht aan de werkinstructies? In welke branche je ook actief bent, duidelijke werkinstructies kunnen echt een wezenlijk verschil maken. Hiermee kan iedereen zelfstandig, maar voornamelijk ook veilig werken. Het is tevens een manier om de processen binnen jouw bedrijf te optimaliseren. Het doel is om de instructies duidelijk te schrijven, zodat iedereen deze begrijpt en er ook naar handelt. Maar hoe kun je werkinstructies schrijven die voor iedereen duidelijk zijn? Hier zijn 5 tips!
De werkinstructies moeten gemakkelijk te vinden zijn voor alle medewerkers. Het is daarom een goed idee om af te stappen van papieren instructies en over te stappen naar een digitale checklijst. Zo heb je een georganiseerd systeem om alle werkinstructies toegankelijk en overzichtelijk te maken. Op deze manier hoeft niemand meer te zoeken naar werkinstructies en kunnen er ook makkelijk aanpassingen gemaakt worden waar iedereen direct van op de hoogte wordt gesteld.
Daarnaast moet je ervoor zorgen dat de taal die je gebruikt aansluit bij het taalniveau van je collega's die de instructies moeten volgen. Iedereen moet de tekst namelijk begrijpen. Omdat niet iedereen dezelfde taalvaardigheid heeft, is het extra belangrijk om ervoor te zorgen dat de instructies voor iedereen toegankelijk zijn. Gebruik duidelijke en eenvoudige taal, en vermijd vakjargon en technische termen die niet algemeen bekend zijn binnen het team.
Begrijpelijke werkinstructies zijn ook eenduidig. Ze moeten op een consistente manier gemaakt worden, zodat iedereen het makkelijk kan begrijpen en direct kan toepassen. Op deze manier heeft niet iedereen telkens opnieuw uit te vogelen hoe een nieuwe instructie in elkaar steekt. Gebruik dus een uniforme structuur, zoals dezelfde opbouw en kopjes. Dit is een methode om de leesbaarheid te vergroten. Zo vergroot je de kans dat medewerkers de instructies ook echt gebruiken.
De titel van een werkinstructie moet meteen laten zien waar het over gaat en wat de belangrijkste boodschap is. Het is een manier om mensen te motiveren om de instructies te lezen. Het moet in 1 oogopslag duidelijk zijn waarom medewerkers deze instructies moeten volgen. Dit zal hun betrokkenheid en de kans dat ze de instructie succesvol toepassen vergroten.
De werkinstructie moet in begrijpelijke en korte en krachtige taal zijn geschreven. Vermeld dus duidelijk het doel van de werkinstructies aan het begin van de tekst en herhaal dat voor elke stap. Met tussenkopjes kun je verschillende delen van de instructie markeren, waardoor het makkelijker te lezen wordt. Op deze manier maak je de werkinstructie overzichtelijk, toegankelijk en eenvoudig te gebruiken. Met deze 5 tips leg jij de basis voor leesbare werkinstructies die voor iedereen duidelijk zijn.
